Minu ajaplaneerimise süsteem

Enne kui läheme minu ajaplaneerimise süsteemi juurde

Mind ajendas seda postitust kirjutama see, et näen tihti enda ümber naisi, kes arvavad, et nad ei oska planeerida või et ajaplaneerimine lihtsalt ei sobi neile. Tegelikult ei ole asi oskustes vaid selles, et neile on näidatud liiga keerulisi süsteeme. Ja seda täiesti valel hetkel.

Tahan maha võtta surve, et „edukaks päevaks peaks kõike tegema“. Ei pea. Ka mina ei tee. Mul on olnud perioode, kus kogu mu „süsteem“ taandub sellele, et ma kirjutan õhtul paberile järgmise päeva kolm kõige olulisemat asja ja see on sellel ajahetkel täiesti piisav.

Ma ei kirjuta seda postitust selleks, et sina hakkaks täpselt nii planeerima nagu mina. Ma kirjutan seda selleks, et näidata: selgus ja kergem tunne ei tule üleöö ega korraga – see tekib samm-sammult.

Kui sa loed siit välja ainult ühe mõtte, siis loodan, et see on see. Sa ei pea oma elus praegu, nüüd, kohe ja kõike muutma. Piisab, kui astud ühe väikese sammu.

Tahan veel toonitada, et ka minu elu pole ei ideaalne ega ka mitte rahulik. Mul on töö, kohustused, tähtajad, inimesed, kelle järgi ma midagi ootan ja kes ootavad midagi minult. Mul on hobiettevõte, lapsed ja huvid. Olen tütar, ema, abikaasa, õde ja ka mina ise naisena. On perioode, kus kõik sujub fantastiliselt ja on perioode, kus tundub, et kõik juhtub korraga ja enam ei jaksa.

Just sellepärast ei tööta minu jaoks jäik planeerimissüsteem. See, mis töötab, on paindlik raamistik, mida ma saan lihtsustada, kohandada ja vormida vastavalt sellele, milline mu elu hetkel on.

Kuidas sina saad minu süsteemi oma elule kohandada

Kui sa tahad siit midagi enda jaoks kaasa võtta, siis soovitan sul mitte küsida: „Kuidas ma peaksin planeerima?“ vaid pigem: “Mis mind praegu kõige rohkem aitaks?”

Äkki aitab sind minu moodi nädala planeerimine. Äkki hoopis päeva planeerimine. Äkki lihtsalt see, et kõik mõtted saaksid korraks paberile.

Kõik variandid on õiged. Leia lihtsalt üks asi, mida tahaksid proovida ja testi. Kõige olulisem ajaplaneerimise juures on see, et see sobituks sinu eluga praegusel ajahetkel.

Kuidas mina oma aega (ja eesmärke) planeerin

(ja miks ma ei alustanud üldsegi nii)

Kui keegi oleks mulle aastaid tagasi näidanud minu tänast ajaplaneerimise süsteemi, oleksin ma arvanud, et see on täiesti absurdne (ja võimatu). Mitte sellepärast, et see oleks halb, vaid sellepärast, et see oleks tundunud liiga palju.

Reaalsus on see, et ma ei alustanud valmissüsteemiga. Ma ei alustanud eesmärkide, kvartaliplaanide ega värvikoodidega. Oleme ausad, ma ei teadnud üldse, kust alustada.

Minu igapäevane elu nägi suures osas välja selline, et mingid asjad olid mul peas (ja õigel hetkel ei suutnud meenutada), osa asju oli kirjutatud märkmepaberitele, osa asju suvaliste paberite nurkadele, mingid asjad olid kirjas paberkalendris, mingid asjad koduses seinakalendris, mingid asjad Outlooki kalendris. Enamuse ajast kulutasin ma oma aega ja energiat meenutamaks, mida, millal ja kellega ma tegema pean, kelle järgi ma midagi ootan ja kes minu järgi ootavad. Ma ei liialda, kui ütlen, et oli täielik kaos.

Ainus asi, mida ma teadsin oli see, et nii edasi minna ei saa. Kõike oli liiga palju. Ma tundsin, et olen kõiges hiljaks jäänud – asjad juhtusid ootamatult, kõike oli vaja eilseks ja päevas ei tundunud olevat nii palju tunde, et kõike ära teha.

Ja siis ilmus kuskilt välja keegi (tavaliselt meessoost isik), kes üleolevalt (mulle tundus nii) teatas, et meil kõigil on ööpäevas 24h ja kuidas teised jõuavad… (“piip, piip, piip” hetk oli siinkohal).

See kõik kestis hetkeni, kuni ma tundsin: “Ei, enam nii ei saa. Midagi PEAB muutuma!”

See süsteem, mida täna kasutan, ei sündinud üleöö. See on kujunenud aastate jooksul, samm-sammult, vastavalt sellele, mida mu elu parasjagu vajas. Ja mis võib-olla kõige olulisem – ka täna ei kasuta ma alati kõiki selle osi korraga.

Sellepärast tahan enne, kui hakkan kirjeldama kuidas ma praegu planeerin, rääkida sellest, kuidas ma alustasin. Sest just sealt on kõige lihtsam ka sinul alustada.

Esimesed sammud ajaplaneerimisel

SAMM 1 – PÜHAPÄEV

(15 minutit)

Nagu eelnevalt juba mainisin, siis minu kõige esimesed sammud polnud süsteemsed ja tegelikult ei saanud ma ise arugi, et tegelen ajaplaneerimisega. Kõigest üks paber ja umbes 15-20 minutit.

Tegemist oli pühapäevase päevaga. Tööstress oli järjekordselt tipus ja mõte, et homme on jälle tööpäev ajas südame pahaks. Ehk oled sinagi tundnud seda tunnet, kui vabal päeval hakkad mõtlema, mida kõike on vaja ära teha ja kuidas sa juba ette tead, et ei jõua. Ja kuidas teatud mitte just positiivsed isikud käituvad. Jne, jne, jne. Tunne, et ei jaksa ja ei taha tööle minna…

Tundsin, kuidas ma ei suuda seda kõike enam enda sees hoida. Seega võtsin suvalise paberi ja hakkasin kirjutama.

Aga ma ei küsinud endalt: „Kuidas teha nii, et ma kõike jõuan?“ vaid: „Mis mind järgmisel nädalal ees ootab?“

Esimese sammuna kirjutasin ma üles erinevates kalendrites olevad kohtumised ja panin need igasse kalendrisse, mida omasin (paberkalender, Outlooki kalender ja kodune seinakalender). Kirja läksid töökoosolekud ja -kohtumised, laste arstiajad, kooli- ja lasteaiakohtumised, projektide tähtajad, mis juhtusid sel nädalal ees ootama jne. Ehk et kõik kuupäevalised ja kellaajalised asjad.
Teisena vaatasin kõik eelneva üle ja kirjutasin välja need asjad, mis kindlasti peavad saama tehtud. Mida edasi lükata pole võimalik. Siinkohal tuleb olla ülikriitiline. Esialgu võib tunduda, et kõik on oluline, aga tegelikult ei ole – seega 3-5 asja, mitte rohkem.
Ja kolmandaks vaatasin üle ka ülejärgmise nädala selle pilguga, et mis on üks asi, mida ma saan teha eesootaval nädalal, et lihtsustada oma elu ülejärgmisel nädalal.

Lõpetasin sessiooni pannes omale telefoni meeldetuletuse, et vaatan igal hommikul üle, mis mind on sel päeval ja nädalal kalendris ees ootamas ning et vaatan üle kõik, mida just kirjutasin.

Ei mingeid prioriteedimaatrikseid. Ei mingeid eesmärke (mul polnud energiatki mingiteks eesmärkideks). Ei mingeid keerukaid ajakavasid.

Lihtsalt:

„Mis on tulemas ja mis kindlasti vajab minu tähelepanu?“

Ja see juba aitas. Mitte sellepärast, et kõik sai tehtud, vaid sellepärast, et kõik ei olnud enam ainult peas. See oli minu jaoks esimene päris võit.

Nüüd tagantjärgi mõeldes saan aru, et niimoodi sündis minu pühapäevane nädala ettevalmistus.

SAMM 2 – ESMASPÄEV

Mis sai edasi?

Järgmisel hommikul ilmus telefoni meeldetuletus, nii nagu plaanitud.

Vaata üle kalendrid ja nädala tähtsaimad tegevused

Kuna mul oli selge ülevaade kellaajalistest kohtumistest ja üliolulistest tegevustest, sain koheselt tegutsema hakata.

Otsustasin, et kõik uued kohustused, mis peale tulevad, lähevad kirja sama paberi teisele küljele. Ühtlasi hakkasin kirjutama ka sinna tegevusi, mis mulle jooksvalt meelde tulid.

Vaadates oma kõige tähtsamate asjade nimekirja selgus, et üks tegevus sealt oli lihtsalt ära tehtav asi, teised 4 olid aga mitmetest tegevustest koosnevad asjad. Nii sündisid mu ellu mõisted “tegevus” ja “projekt”.

Tegevus – üks konkreetne tegevus/asi, mis tuleb mingil põhjusel lihtsalt ära teha (eesmärk saab saavutatud ühe tegevusega, mitte mitme tegevusega);
Projekt – mitmest erinevast tegevusest koosnev tulemus.

Niisiis, alustasin sellest ühest tegevusest. Tehtud – kriips peale. Järgmine.

Nüüd oli küsimus – kuidas edasi? Nimekirjas olevatest 5-st asjast 4 olid projektid. Pärast väikest mõtlemist otsustasin võtta kõigile neljale “projektile” neli erinevat paberit. Paberitele kirjutasin:

“Projekti” nimetus
Kuidas ma tean, et projekt on lõpetatud ehk projekti tulemus
Mida ma pean selleks tegema?

Ja mis selgus? Tegevused, mille oma peas olin mõelnud hiiglaslikuks, said konkreetsed piirid. Sain järsku väga selge ülevaate, mida ma tegema pean. Osa tegevusi vajas minult ainult paari asja ja sain selle edasi saata kolleegile, mis vajas tema tähelepanu. Ja enamus tegevusi olid sellised 15-30 minuti tegevused.

Päeva lõpuks oli mul enamik asju nimekirjast tehtud. Kõik, mida delegeerisin või kui kelleltki midagi ootama jäin, sai üles kirjutatud märkmepaberile, mille kleepisin samale paberile. Kõik kohtumised ja tegevused, mis tehtud said, said ka paberilt maha tõmmatud. Kõik uued kohtumised said kirja pandud nii paberkalendrisse kui ka Outlooki kalendrisse.

Ehk et õhtuks oli mul:

Ülevaade ajalistest kohtumistest (kalendrites)
Ülevaade kõigest, mis tehtud sai (töös olev paberileht)
Nimekiri delegeeritud asjadest (märkmepaber töös oleval paberilehel)
Nimekiri tegevustest, mis veel oli vaja teha (töös oleva paberilehe pöördel olev nimekiri)
Projektide paberid (lisapaberid, millel oli projektide erinevad tegevused)

See oli esimene hetk üle pika aja, kus mul oli tunne, et mul on natukenegi kontrolli oma elu üle. Tekkis imepisike lootus, et äkki ma ikkagi suudan (millele muidugi järgnes kohe hirm, et tegemist on ajutise eduga). Siiski, see pisike lootuskiir andis mulle jõudu teha see lisasamm õhtuse kokkuvõtte näol.

Niisiis, enne kui töölt koju läksin:

Vaatasin üle projektide paberid – viskasin (loe: kortsutasin agressiivselt, aga rahulolevana) ära lehed, millel kõik tegevused olid tehtud, pooleli olevate projektide lehed jäid alles.
Vaatasin jooksvat paberilehte ja otsustasin, et järgmiseks päevaks tuleb võtta uus leht. Mõeldud tehtud. Tõstsin delegeeritud asjade märkmepaberi uuele lehele ja kordasin eelmise õhtu protsessi – kokkulepitud ajalised kohtumised, mis peab kindlasti tehtud saama ning üks kasulik asi (nüüd siis) järgmiseks nädalaks, sest tegu oli esmaspäevaga.
Nüüd jäi üle vana paberi pöördel olev üldine “vaja teha” nimekiri. Jah, ma kirjutasin selle ümber ja täiendasin asjadega, mis veel meelde tulid. Nii sündis minu jaoks mõiste “aju tühjendus” (ehk braindump ingl.k), aga sellest kirjutan rohkem natuke hiljem.

Võiks arvata, et see õhtune protsess võttis meeletu aja. Tegelikult ei võtnud. 15 minutit. Aga see 15 minutit andis mulle tohutu kerguse. Ma teadsin, mis mind järgmine päev ees ootab ja see tunne oli kirjeldamatu.

SAMM 3 – TEISIPÄEV

Hommik algab meeldetuletusega.

Vaata üle kalendrid ja nädala tähtsaimad tegevused

Nagu eelneval päeval nii ka nüüd – mul olid teada kohtumised ja tähtsamad asjad. Mul oli selgus. Teadmine millal, miks ja kellega oli uskumatu ajaline võit.

Lisaks kõigele muule jõudsin ma sel päeval teha asju ka lehe pöördelt. Uskumatu.

Õhtu lõpetasin sarnaselt eelneva õhtuga. Ja tead – süsteem töötas (kuigi sel hetkel ma absoluutsel ei mõelnud, et see on mingi süsteem).

Niimoodi võtsin ma igal hommikul ja õhtul aja, et vaadata üle kalendrid, projektid ja tegevused. Samuti jätkasin ma järjekindlalt järgnevatesse nädalatesse vaatamist ja ühtlasi ka tegutsemist tulevaste projektide suunas. See viimane lisasamm lihtsustas oluliselt minu järgnevaid nädalaid ning mida kauem ma protsessi kordasin, seda vähemaks jäi “kiireid” tegevusi. Olin pidevalt ühe sammu võrra ees.

PANE TÄHELE! Esimesel nädalal ma muud ei teinud. Lihtsalt õhtune ettevalmistus ja hommikune ülevaatus. Esimest korda oli mul tunne, et mul on mingisugunegi ülevaade kõigest, mida tegema pean.

Tihti alahindame seda, mida igapäevased väikesed sammud meie jaoks tegelikult tähendavad. Kirjutasin väikestest harjumustest siin postituses.

BRAINDUMP ehk AJU TÜHJENDUS

Järgmisel pühapäeval lisandus protsessile “aju tühjendus” ehk braindump.

Oma olemuselt väga lihtne protsess – kirjuta välja kõik, mis meelel mõlgub.

Mina alustasin sellest nimekirjast, mida juba olin koondanud oma paberi teisele küljele. Tõmbasin maha asjad, mis olid tehtud või kellelegi teisele üle antud ning lisasin asjad, mis järjest meenuma hakkasid. Kirjutasin välja absoluutselt kõik erinevatest kohustuslikest tegevustest kuni selleni, et kunagi tahaks külastada jõuluturgu Saksamaal.

Nimekirjad

Kuna ma kirjutasin üles kõik, mis vähegi meelde tuleb, siis tekkis vajadus kogu kupatus grupeerida. Nt kõned, mida tegema pidin või mida poest vaja on. Nii tekkisid mul erinevad nimekirjad.

Nimekirjad on minu jaoks erinevad sarnaste asjade kogumikud. Lisaks asjalikele nimekirjadele nagu “Ootan” ja “Vaja helistada” on mul ka näiteks “Asjad, mida kunagi äkki tahan teha (someday maybe ehk SDM)”, “Vaja osta”, “Kohad, kuhu reisida”, “Raamatud, mida lugeda tahan”, “Filmid, mida vaadata tahan” jne.

Siis kui ma alustasin, olid mul nimekirjad lihtsalt erinevatel paberilehtedel ja ma hoidsin neid oma märkmiku vahel. Nüüd aga on mul väike taskumärkmik, mis hoiab mu pikemaajalisi nimekirju (nt “Raamatud, mida lugeda tahan” jne) ja lühiajalised nimekirjad (nt “Vaja helistada” jne) käivad igapäevases märkmikus post-it’ite peal.

Kuidas ma planeerin täna (ja kuidas see päriselt välja näeb)

Täna on mu süsteem mitmekihiline (aga see ei tähenda, et ma kasutaksin kõiki neid tasandeid kogu aeg):

aasta
kvartal
kuu
nädal
päev

On perioode, kus keskendun ainult nädalale ja päevale ning on rahulikumaid aegu, kus võtan ette ka suure pildi. Ja kui mõtlema hakata, on päevi, kus ma saangi seda võtta ainult tund tunni haaval. Minu jaoks ei ole planeerimine jäik raamistik vaid tööriist, mida ma kasutan vastavalt oma energiatasemele ja eluolukorrale.

AASTA ETTEVALMISTUS:

Teen seda ettevalmistust tavaliselt jõulude ajal või aasta viimasel päeval ja varun selleks eraldi aja. Minu jaoks on see rituaal omaette (rahulik muusika, küünlad, pokaal veini). Tavaliselt võtab see mul ikka päris mitu tundi (vahest isegi päevi, kui ma ei viitsi korraga liiga palju mõelda).

Mõtlen tavaliselt paljudele asjadele ja küsimusi on oluliselt rohkem, aga ülevaatlikult võime selle kokku võtta nii:

Milline mu aasta oli? Mis oli hästi, mis oleks võinud parem olla?
Mida ma enam korrata ei taha? Mida ma uude aastasse kaasa ei võta?
Kas mul oli konkreetseid eesmärke? Kas need said täidetud? Kui ei, siis miks? Mis oli selle sügavam põhjus (tavaliselt minu alateadlik hirm)? Millised hirmud ja alateadlikud uskumused mind tagasi hoidsid ja kuidas need ületada plaanin?
Mida ma uuelt aastalt ootan? Millised võiksid olla eesmärgid teemade kaupa (minul tulevad eesmärgid minu eluvisiooni põhjal)?

Nende küsimuste põhjal panen omale aasta sihid ja eesmärgid. Seejärel hakkan mõtlema, millised päris tegevused mind mu sihtidele lähemale viivad (igapäevased, -nädalased, -kuised ja kvartaalsed). Mõtlen, kas sihini viivad teatud harjumused või eraldiseisvad tegevused või hoopis mingi tegevuse lõpetamine.

KVARTALI ETTEVALMISTUS (detsembri, märtsi, juuni ja septembri lõpus, u 30 minutit):

Panen paika kvartali eesmärgid (vastavalt aasta eesmärkidele ja sihtidele)
Teen ülevaate oma investeeringutest
Valin omale ühe uue tervisliku harjumuse
Valin ühe enesearengu raamatu, mida lugema hakkan
Valin ühe ajaviite raamatu, mida lugema hakkan
Otsustan ühe suurema koduga seotud projekti (elutoa tapeedi vahetus, uute kardinate õmblemine vms)
Otsustan, millise kvaliteetse riideeseme ostan (sest ma pidevalt ei raatsi)
jne.

KUU ETTEVALMISTUS (iga kuu lõpus, u 30 minutit):

Vaatan üle aasta ja kvartali eesmärgid ja sihid
Analüüsin eelmist kuud ja sean uued eesmärgid uueks kuuks arvestades kuukalendrit ja teadaolevaid tulevasi kohustusi
Saadan veenäidu
Panen paika kuueelarve
Otsustan mida uuel kuul juurde õpin
Mis on uus tervise ja heaoluga seotud kuuväljakutse
Algava kuu projektid ja tegevused
Aju tühjendus
Vaatan üle nimekirjad

NÄDALA ETTEVALMISTUS (pühapäeviti, u 15-20 minutit)

Kõigest eelnevast kasvas ja arenes minu nädala ja päevade ettevalmistamise harjumus. Ülevaatlikult näeb nädala ettevalmistus hetkel välja hetkel selline:

Aju tühjendus ehk braindump
Kuu ja nädala kalendrite kontroll + tulemas asjad (kvartal, aasta)
Aju tühjenduse jaotamine blokkidesse – kalender, vaja teha, projektid ning vajadusel lisamine nimekirjadesse
Mis peab järgmisel nädalal kindlasti tehtud saama?
Mida saan teha, et ülejärgmisel nädalal/kuul oleks lihtsam?
Nädala eelarve lõunasöögile ja muudele kuludele
Mida tahan sel nädalal teha enda jaoks ja heaks?
Nädala õhtusöögimenüü ja mida selleks on poest vaja
Mida ja millal tahan sel nädalal õppida?
Treeningute ja muud tervise eesmärgid

Jah, nüüd ma suudan juba mõelda kvartali ja aasta lõikes ning teha kõik selle ära 15 minutiga, aga kui sina alles alustad oma süsteemi loomist, siis ära esialgu proovi nii pikalt ja põhjalikult ette mõelda. Proovi alustada nädala ja päeva kaupa, keskendu ainult kõige olulisemale ning liigu sealt edasi.

PÄEVA ETTEVALMISTUS (õhtuti, u 5-10 minutit)

Vaatan üle järgmise päeva ja lähipäevade kalendris olevad kohtumised/koosolekud
NB! Hetkel on mul kasutuses 2 kalendrit – digitaalne Outlooki kalender (töö pärast) ja paberkalender
Vaatan üle erinevad projektid – mis tegevused on tehtud ja mida peab veel tegema
Vaatan üle, kellelt mida ootan
Eelneva põhjal otsustan “peab tegema” asjad…
ja lisan “võiks veel jõuda” asjad
Vaatan üle nädala menüü ja kas on poes vaja käija

OLULINE

Palun ära võta kõike eelnevat kui kohustuslikku tegevusnimekirja. Meie kõigi elud on erinevad, vajadused on erinevad, ajalised nõudmised ja inimesed meie ümber on erinevad. Kõige olulisem siinkohal on, et sa kohandad lähenemist oma elu ja vajaduste järgi. Ka minu enda elu võib olla ühel hetkel rahulikum, teisel hetkel hullumeelne. Enamuse ajast piisab kui ma aju tühejndust teen pühapäeviti, aga samas on aegu, kus mul on vaja seda teha iga päev, et suudaksin üldse korralikult funktsioneeruda.

Kui tunned, et aega pole kunagi piisavalt, siis vahest pole probleem ajas, vaid prioriteetides – sellest kirjutan pikemalt siin.

Lõpetuseks

Tagantjärele vaadates ei ehitanud ma ajaplaneerimise süsteemi. Ma lihtsalt lahendasin probleeme ja täitsin oma vajadusi, mis mu elus parasjagu esile kerkisid.

Kui mul oli peas liiga palju – kirjutasin need välja. Kui kõike tundus liiga palju – jaotasin liiga suurena tundunud tegevused väiksemateks ülesanneteks. Kui elu muutus raskemaks – lihtsustasin.

Hea planeerimine ei tähenda rohkema tegemist. Hea planeerimine tähendab, et sa ei pea kogu aeg kõike meeles hoidma. Sul on koht/süsteem, kus sa kõike hoiad.

Ja kui sa ei tea, kust alustada, siis alusta sealt, kust mina alustasin: üks paber ja natuke aega.