Mind ajendas seda postitust kirjutama see, et näen tihti enda ümber naisi, kes arvavad, et nad ei oska planeerida või et ajaplaneerimine lihtsalt ei sobi neile. Tegelikult ei ole asi oskustes vaid selles, et neile on näidatud liiga keerulisi süsteeme. Ja seda täiesti valel hetkel.

Tahan maha võtta surve, et „edukaks päevaks peaks kõike tegema“. Ei pea. Ka mina ei tee. Mul on olnud perioode, kus kogu mu „süsteem“ taandub sellele, et ma kirjutan õhtul paberile järgmise päeva kolm kõige olulisemat asja ja see on sellel ajahetkel täiesti piisav.

Ma ei kirjuta seda postitust selleks, et sina hakkaks täpselt nii planeerima nagu mina. Ma kirjutan seda selleks, et näidata: selgus ja kergem tunne ei tule üleöö ega korraga – see tekib samm-sammult.

Kui sa loed siit välja ainult ühe mõtte, siis loodan, et see on see. Sa ei pea oma elus praegu, nüüd, kohe ja kõike muutma. Piisab, kui astud ühe väikese sammu.

Tahan veel toonitada, et ka minu elu pole ei ideaalne ega ka mitte rahulik. Mul on töö, kohustused, tähtajad, inimesed, kelle järgi ma midagi ootan ja kes ootavad midagi minult. Mul on hobiettevõte, lapsed ja huvid. Olen tütar, ema, abikaasa, õde ja ka mina ise naisena. On perioode, kus kõik sujub fantastiliselt ja on perioode, kus tundub, et kõik juhtub korraga ja enam ei jaksa.

Just sellepärast ei tööta minu jaoks jäik planeerimissüsteem. See, mis töötab, on paindlik raamistik, mida ma saan lihtsustada, kohandada ja vormida vastavalt sellele, milline mu elu hetkel on.

Kuidas sina saad minu süsteemi oma elule kohandada

Kui sa tahad siit midagi enda jaoks kaasa võtta, siis soovitan sul mitte küsida: „Kuidas ma peaksin planeerima?“ vaid pigem: “Mis mind praegu kõige rohkem aitaks?”

Äkki aitab sind minu moodi nädala planeerimine. Äkki hoopis päeva planeerimine. Äkki lihtsalt see, et kõik mõtted saaksid korraks paberile.

Kõik variandid on õiged. Leia lihtsalt üks asi, mida tahaksid proovida ja testi. Kõige olulisem ajaplaneerimise juures on see, et see sobituks sinu eluga praegusel ajahetkel.

Kuidas mina oma aega (ja eesmärke) planeerin

(ja miks ma ei alustanud üldsegi nii)

Kui keegi oleks mulle aastaid tagasi näidanud minu tänast ajaplaneerimise süsteemi, oleksin ma arvanud, et see on täiesti absurdne (ja võimatu). Mitte sellepärast, et see oleks halb, vaid sellepärast, et see oleks tundunud liiga palju.

Reaalsus on see, et ma ei alustanud valmissüsteemiga. Ma ei alustanud eesmärkide, kvartaliplaanide ega värvikoodidega. Oleme ausad, ma ei teadnud üldse, kust alustada.

Minu igapäevane elu nägi suures osas välja selline, et mingid asjad olid mul peas (ja õigel hetkel ei suutnud meenutada), osa asju oli kirjutatud märkmepaberitele, osa asju suvaliste paberite nurkadele, mingid asjad olid kirjas paberkalendris, mingid asjad koduses seinakalendris, mingid asjad Outlooki kalendris. Enamuse ajast kulutasin ma oma aega ja energiat meenutamaks, mida, millal ja kellega ma tegema pean, kelle järgi ma midagi ootan ja kes minu järgi ootavad. Ma ei liialda, kui ütlen, et oli täielik kaos.

Ainus asi, mida ma teadsin oli see, et nii edasi minna ei saa. Kõike oli liiga palju. Ma tundsin, et olen kõiges hiljaks jäänud – asjad juhtusid ootamatult, kõike oli vaja eilseks ja päevas ei tundunud olevat nii palju tunde, et kõike ära teha.

Ja siis ilmus kuskilt välja keegi (tavaliselt meessoost isik), kes üleolevalt (mulle tundus nii) teatas, et meil kõigil on ööpäevas 24h ja kuidas teised jõuavad… (“piip, piip, piip” hetk oli siinkohal).

See kõik kestis hetkeni, kuni ma tundsin: “Ei, enam nii ei saa. Midagi PEAB muutuma!”

See süsteem, mida täna kasutan, ei sündinud üleöö. See on kujunenud aastate jooksul, samm-sammult, vastavalt sellele, mida mu elu parasjagu vajas. Ja mis võib-olla kõige olulisem – ka täna ei kasuta ma alati kõiki selle osi korraga.

Sellepärast tahan enne, kui hakkan kirjeldama kuidas ma praegu planeerin, rääkida sellest, kuidas ma alustasin. Sest just sealt on kõige lihtsam ka sinul alustada.

Esimesed sammud ajaplaneerimisel

SAMM 1 – PÜHAPÄEV

(15 minutit)

Nagu eelnevalt juba mainisin, siis minu kõige esimesed sammud polnud süsteemsed ja tegelikult ei saanud ma ise arugi, et tegelen ajaplaneerimisega. Kõigest üks paber ja umbes 15-20 minutit.

Tegemist oli pühapäevase päevaga. Tööstress oli järjekordselt tipus ja mõte, et homme on jälle tööpäev ajas südame pahaks. Ehk oled sinagi tundnud seda tunnet, kui vabal päeval hakkad mõtlema, mida kõike on vaja ära teha ja kuidas sa juba ette tead, et ei jõua. Ja kuidas teatud mitte just positiivsed isikud käituvad. Jne, jne, jne. Tunne, et ei jaksa ja ei taha tööle minna…

Tundsin, kuidas ma ei suuda seda kõike enam enda sees hoida. Seega võtsin suvalise paberi ja hakkasin kirjutama.

Aga ma ei küsinud endalt: „Kuidas teha nii, et ma kõike jõuan?“ vaid: „Mis mind järgmisel nädalal ees ootab?“

1. Esimese sammuna kirjutasin ma üles erinevates kalendrites olevad kohtumised ja panin need igasse kalendrisse, mida omasin (paberkalender, Outlooki kalender ja kodune seinakalender). Kirja läksid töökoosolekud ja -kohtumised, laste arstiajad, kooli- ja lasteaiakohtumised, projektide tähtajad, mis juhtusid sel nädalal ees ootama jne. Ehk et kõik kuupäevalised ja kellaajalised asjad. 
2. Teisena vaatasin kõik eelneva üle ja kirjutasin välja need asjad, mis kindlasti peavad saama tehtud. Mida edasi lükata pole võimalik. Siinkohal tuleb olla ülikriitiline. Esialgu võib tunduda, et kõik on oluline, aga tegelikult ei ole – seega 3-5 asja, mitte rohkem.
3. Ja kolmandaks vaatasin üle ka ülejärgmise nädala selle pilguga, et mis on üks asi, mida ma saan teha eesootaval nädalal, et lihtsustada oma elu ülejärgmisel nädalal.

Lõpetasin sessiooni pannes omale telefoni meeldetuletuse, et vaatan igal hommikul üle, mis mind on sel päeval ja nädalal kalendris ees ootamas ning et vaatan üle kõik, mida just kirjutasin.

Ei mingeid prioriteedimaatrikseid. Ei mingeid eesmärke (mul polnud energiatki mingiteks eesmärkideks). Ei mingeid keerukaid ajakavasid.

Lihtsalt:

„Mis on tulemas ja mis kindlasti vajab minu tähelepanu?“

Ja see juba aitas. Mitte sellepärast, et kõik sai tehtud, vaid sellepärast, et kõik ei olnud enam ainult peas. See oli minu jaoks esimene päris võit.

Nüüd tagantjärgi mõeldes saan aru, et niimoodi sündis minu pühapäevane nädala ettevalmistus.

SAMM 2 – ESMASPÄEV

Mis sai edasi?

Järgmisel hommikul ilmus telefoni meeldetuletus, nii nagu plaanitud.

• Vaata üle kalendrid ja nädala tähtsaimad tegevused

Kuna mul oli selge ülevaade kellaajalistest kohtumistest ja üliolulistest tegevustest, sain koheselt tegutsema hakata.

Otsustasin, et kõik uued kohustused, mis peale tulevad, lähevad kirja sama paberi teisele küljele. Ühtlasi hakkasin kirjutama ka sinna tegevusi, mis mulle jooksvalt meelde tulid.

Vaadates oma kõige tähtsamate asjade nimekirja selgus, et üks tegevus sealt oli lihtsalt ära tehtav asi, teised 4 olid aga mitmetest tegevustest koosnevad asjad. Nii sündisid mu ellu mõisted “tegevus” ja “projekt”.

• Tegevus – üks konkreetne tegevus/asi, mis tuleb mingil põhjusel lihtsalt ära teha (eesmärk saab saavutatud ühe tegevusega, mitte mitme tegevusega);
• Projekt – mitmest erinevast tegevusest koosnev tulemus.

Niisiis, alustasin sellest ühest tegevusest. Tehtud – kriips peale. Järgmine.

Nüüd oli küsimus – kuidas edasi? Nimekirjas olevatest 5-st asjast 4 olid projektid. Pärast väikest mõtlemist otsustasin võtta kõigile neljale “projektile” neli erinevat paberit. Paberitele kirjutasin:

• “Projekti” nimetus
• Kuidas ma tean, et projekt on lõpetatud ehk projekti tulemus
• Mida ma pean selleks tegema?

Ja mis selgus? Tegevused, mille oma peas olin mõelnud hiiglaslikuks, said konkreetsed piirid. Sain järsku väga selge ülevaate, mida ma tegema pean. Osa tegevusi vajas minult ainult paari asja ja sain selle edasi saata kolleegile, mis vajas tema tähelepanu. Ja enamus tegevusi olid sellised 15-30 minuti tegevused.

Päeva lõpuks oli mul enamik asju nimekirjast tehtud. Kõik, mida delegeerisin või kui kelleltki midagi ootama jäin, sai üles kirjutatud märkmepaberile, mille kleepisin samale paberile. Kõik kohtumised ja tegevused, mis tehtud said, said ka paberilt maha tõmmatud. Kõik uued kohtumised said kirja pandud nii paberkalendrisse kui ka Outlooki kalendrisse.

Ehk et õhtuks oli mul:

• Ülevaade ajalistest kohtumistest (kalendrites)
• Ülevaade kõigest, mis tehtud sai (töös olev paberileht)
• Nimekiri delegeeritud asjadest (märkmepaber töös oleval paberilehel)
• Nimekiri tegevustest, mis veel oli vaja teha (töös oleva paberilehe pöördel olev nimekiri)
• Projektide paberid (lisapaberid, millel oli projektide erinevad tegevused)

See oli esimene hetk üle pika aja, kus mul oli tunne, et mul on natukenegi kontrolli oma elu üle. Tekkis imepisike lootus, et äkki ma ikkagi suudan (millele muidugi järgnes kohe hirm, et tegemist on ajutise eduga). Siiski, see pisike lootuskiir andis mulle jõudu teha see lisasamm õhtuse kokkuvõtte näol.

Niisiis, enne kui töölt koju läksin:

• Vaatasin üle projektide paberid – viskasin (loe: kortsutasin agressiivselt, aga rahulolevana) ära lehed, millel kõik tegevused olid tehtud, pooleli olevate projektide lehed jäid alles.
• Vaatasin jooksvat paberilehte ja otsustasin, et järgmiseks päevaks tuleb võtta uus leht. Mõeldud tehtud. Tõstsin delegeeritud asjade märkmepaberi uuele lehele ja kordasin eelmise õhtu protsessi – kokkulepitud ajalised kohtumised, mis peab kindlasti tehtud saama ning üks kasulik asi (nüüd siis) järgmiseks nädalaks, sest tegu oli esmaspäevaga.
• Nüüd jäi üle vana paberi pöördel olev üldine “vaja teha” nimekiri. Jah, ma kirjutasin selle ümber ja täiendasin asjadega, mis veel meelde tulid. Nii sündis minu jaoks mõiste “aju tühjendus” (ehk braindump ingl.k), aga sellest kirjutan rohkem natuke hiljem.

Võiks arvata, et see õhtune protsess võttis meeletu aja. Tegelikult ei võtnud. 15 minutit. Aga see 15 minutit andis mulle tohutu kerguse. Ma teadsin, mis mind järgmine päev ees ootab ja see tunne oli kirjeldamatu.

SAMM 3 – TEISIPÄEV

Hommik algab meeldetuletusega. 

• Vaata üle kalendrid ja nädala tähtsaimad tegevused

Nagu eelneval päeval nii ka nüüd – mul olid teada kohtumised ja tähtsamad asjad. Mul oli selgus. Teadmine millal, miks ja kellega oli uskumatu ajaline võit.

Lisaks kõigele muule jõudsin ma sel päeval teha asju ka lehe pöördelt. Uskumatu.

Õhtu lõpetasin sarnaselt eelneva õhtuga. Ja tead – süsteem töötas (kuigi sel hetkel ma absoluutsel ei mõelnud, et see on mingi süsteem).

Niimoodi võtsin ma igal hommikul ja õhtul aja, et vaadata üle kalendrid, projektid ja tegevused. Samuti jätkasin ma järjekindlalt järgnevatesse nädalatesse vaatamist ja ühtlasi ka tegutsemist tulevaste projektide suunas. See viimane lisasamm lihtsustas oluliselt minu järgnevaid nädalaid ning mida kauem ma protsessi kordasin, seda vähemaks jäi “kiireid” tegevusi. Olin pidevalt ühe sammu võrra ees.

PANE TÄHELE! Esimesel nädalal ma muud ei teinud. Lihtsalt õhtune ettevalmistus ja hommikune ülevaatus. Esimest korda oli mul tunne, et mul on mingisugunegi ülevaade kõigest, mida tegema pean.

Tihti alahindame seda, mida igapäevased väikesed sammud meie jaoks tegelikult tähendavad. Kirjutasin väikestest harjumustest siin postituses.

BRAINDUMP ehk AJU TÜHJENDUS

Järgmisel pühapäeval lisandus protsessile “aju tühjendus” ehk braindump.

Oma olemuselt väga lihtne protsess – kirjuta välja kõik, mis meelel mõlgub.

Mina alustasin sellest nimekirjast, mida juba olin koondanud oma paberi teisele küljele. Tõmbasin maha asjad, mis olid tehtud või kellelegi teisele üle antud ning lisasin asjad, mis järjest meenuma hakkasid. Kirjutasin välja absoluutselt kõik erinevatest kohustuslikest tegevustest kuni selleni, et kunagi tahaks külastada jõuluturgu Saksamaal.

Nimekirjad

Kuna ma kirjutasin üles kõik, mis vähegi meelde tuleb, siis tekkis vajadus kogu kupatus grupeerida. Nt kõned, mida tegema pidin või mida poest vaja on. Nii tekkisid mul erinevad nimekirjad.

Nimekirjad on minu jaoks erinevad sarnaste asjade kogumikud. Lisaks asjalikele nimekirjadele nagu “Ootan” ja “Vaja helistada” on mul ka näiteks “Asjad, mida kunagi äkki tahan teha (someday maybe ehk SDM)”, “Vaja osta”, “Kohad, kuhu reisida”, “Raamatud, mida lugeda tahan”, “Filmid, mida vaadata tahan” jne.

Siis kui ma alustasin, olid mul nimekirjad lihtsalt erinevatel paberilehtedel ja ma hoidsin neid oma märkmiku vahel. Nüüd aga on mul väike taskumärkmik, mis hoiab mu pikemaajalisi nimekirju (nt “Raamatud, mida lugeda tahan” jne) ja lühiajalised nimekirjad (nt “Vaja helistada” jne) käivad igapäevases märkmikus post-it’ite peal.

Kuidas ma planeerin täna (ja kuidas see päriselt välja näeb)

Täna on mu süsteem mitmekihiline (aga see ei tähenda, et ma kasutaksin kõiki neid tasandeid kogu aeg):

• aasta
• kvartal
• kuu
• nädal
• päev

On perioode, kus keskendun ainult nädalale ja päevale ning on rahulikumaid aegu, kus võtan ette ka suure pildi. Ja kui mõtlema hakata, on päevi, kus ma saangi seda võtta ainult tund tunni haaval. Minu jaoks ei ole planeerimine jäik raamistik vaid tööriist, mida ma kasutan vastavalt oma energiatasemele ja eluolukorrale.

AASTA ETTEVALMISTUS:

Teen seda ettevalmistust tavaliselt jõulude ajal või aasta viimasel päeval ja varun selleks eraldi aja. Minu jaoks on see rituaal omaette (rahulik muusika, küünlad, pokaal veini). Tavaliselt võtab see mul ikka päris mitu tundi (vahest isegi päevi, kui ma ei viitsi korraga liiga palju mõelda).

Mõtlen tavaliselt paljudele asjadele ja küsimusi on oluliselt rohkem, aga ülevaatlikult võime selle kokku võtta nii:

• Milline mu aasta oli? Mis oli hästi, mis oleks võinud parem olla?
• Mida ma enam korrata ei taha? Mida ma uude aastasse kaasa ei võta?
• Kas mul oli konkreetseid eesmärke? Kas need said täidetud? Kui ei, siis miks? Mis oli selle sügavam põhjus (tavaliselt minu alateadlik hirm)? Millised hirmud ja alateadlikud uskumused mind tagasi hoidsid ja kuidas need ületada plaanin?
• Mida ma uuelt aastalt ootan? Millised võiksid olla eesmärgid teemade kaupa (minul tulevad eesmärgid minu eluvisiooni põhjal)?

Nende küsimuste põhjal panen omale aasta sihid ja eesmärgid. Seejärel hakkan mõtlema, millised päris tegevused mind mu sihtidele lähemale viivad (igapäevased, -nädalased, -kuised ja kvartaalsed). Mõtlen, kas sihini viivad teatud harjumused või eraldiseisvad tegevused või hoopis mingi tegevuse lõpetamine.

KVARTALI ETTEVALMISTUS (detsembri, märtsi, juuni ja septembri lõpus, u 30 minutit):

• Panen paika kvartali eesmärgid (vastavalt aasta eesmärkidele ja sihtidele)
• Teen ülevaate oma investeeringutest
• Valin omale ühe uue tervisliku harjumuse
• Valin ühe enesearengu raamatu, mida lugema hakkan
• Valin ühe ajaviite raamatu, mida lugema hakkan
• Otsustan ühe suurema koduga seotud projekti (elutoa tapeedi vahetus, uute kardinate õmblemine vms)
• Otsustan, millise kvaliteetse riideeseme ostan (sest ma pidevalt ei raatsi)
• jne.

KUU ETTEVALMISTUS (iga kuu lõpus, u 30 minutit):

• Vaatan üle aasta ja kvartali eesmärgid ja sihid
• Analüüsin eelmist kuud ja sean uued eesmärgid uueks kuuks arvestades kuukalendrit ja teadaolevaid tulevasi kohustusi
• Saadan veenäidu
• Panen paika kuueelarve
• Otsustan mida uuel kuul juurde õpin
• Mis on uus tervise ja heaoluga seotud kuuväljakutse
• Algava kuu projektid ja tegevused
• Aju tühjendus
• Vaatan üle nimekirjad

NÄDALA ETTEVALMISTUS (pühapäeviti, u 15-20 minutit)

Kõigest eelnevast kasvas ja arenes minu nädala ja päevade ettevalmistamise harjumus. Ülevaatlikult näeb nädala ettevalmistus hetkel välja hetkel selline:

• Aju tühjendus ehk braindump
• Kuu ja nädala kalendrite kontroll + tulemas asjad (kvartal, aasta)
• Aju tühjenduse jaotamine blokkidesse – kalender, vaja teha, projektid ning vajadusel lisamine nimekirjadesse
• Mis peab järgmisel nädalal kindlasti tehtud saama?
• Mida saan teha, et ülejärgmisel nädalal/kuul oleks lihtsam?
• Nädala eelarve lõunasöögile ja muudele kuludele
• Mida tahan sel nädalal teha enda jaoks ja heaks?
• Nädala õhtusöögimenüü ja mida selleks on poest vaja
• Mida ja millal tahan sel nädalal õppida?
• Treeningute ja muud tervise eesmärgid

Jah, nüüd ma suudan juba mõelda kvartali ja aasta lõikes ning teha kõik selle ära 15 minutiga, aga kui sina alles alustad oma süsteemi loomist, siis ära esialgu proovi nii pikalt ja põhjalikult ette mõelda. Proovi alustada nädala ja päeva kaupa, keskendu ainult kõige olulisemale ning liigu sealt edasi.

PÄEVA ETTEVALMISTUS (õhtuti, u 5-10 minutit)

• Vaatan üle järgmise päeva ja lähipäevade kalendris olevad kohtumised/koosolekud
  NB! Hetkel on mul kasutuses 2 kalendrit – digitaalne Outlooki kalender (töö pärast) ja paberkalender
• Vaatan üle erinevad projektid – mis tegevused on tehtud ja mida peab veel tegema
• Vaatan üle, kellelt mida ootan
• Eelneva põhjal otsustan “peab tegema” asjad…
• ja lisan “võiks veel jõuda” asjad
• Vaatan üle nädala menüü ja kas on poes vaja käija

OLULINE

Palun ära võta kõike eelnevat kui kohustuslikku tegevusnimekirja. Meie kõigi elud on erinevad, vajadused on erinevad, ajalised nõudmised ja inimesed meie ümber on erinevad. Kõige olulisem siinkohal on, et sa kohandad lähenemist oma elu ja vajaduste järgi. Ka minu enda elu võib olla ühel hetkel rahulikum, teisel hetkel hullumeelne. Enamuse ajast piisab kui ma aju tühejndust teen pühapäeviti, aga samas on aegu, kus mul on vaja seda teha iga päev, et suudaksin üldse korralikult funktsioneeruda. 

Kui tunned, et aega pole kunagi piisavalt, siis vahest pole probleem ajas, vaid prioriteetides – sellest kirjutan pikemalt siin.

Lõpetuseks

Tagantjärele vaadates ei ehitanud ma ajaplaneerimise süsteemi. Ma lihtsalt lahendasin probleeme ja täitsin oma vajadusi, mis mu elus parasjagu esile kerkisid.

Kui mul oli peas liiga palju – kirjutasin need välja. Kui kõike tundus liiga palju – jaotasin liiga suurena tundunud tegevused väiksemateks ülesanneteks. Kui elu muutus raskemaks – lihtsustasin.

Hea planeerimine ei tähenda rohkema tegemist. Hea planeerimine tähendab, et sa ei pea kogu aeg kõike meeles hoidma. Sul on koht/süsteem, kus sa kõike hoiad.

Ja kui sa ei tea, kust alustada, siis alusta sealt, kust mina alustasin: üks paber ja natuke aega.

The post Minu ajaplaneerimise süsteem appeared first on Elujoon.

Päriselus aga ei teki “rohkem aega” kunagi. Aega tuleb võtta ja luua. Aga mismoodi siis?

Siin tulebki mängu 10 minutit.

Miks 10 minutit päevas toimib?

1. 10 minutit ei tekita vastupanu

Kui töötad täiskohaga ja hoolitsed pere, kodu ja kõige muu eest, siis meie aju eelistab alati kõige energiasäästlikumat valikut. Kõike tundub liiga palju ja aju tajub suuri muutusi ohuna. Aga 10 minutit?
Seda ei tundu olevat liiga palju, eks?

10 minutit tähendab, et “ma jõuan küll”. See on piisavalt väike, et alustada ja piisavalt suur, et päriselt midagi muuta.

2. Väike samm käivitab identiteedimuutuse

Öeldakse, et püsivate muudatuste tegemiseks peab inimene muutma oma identiteeti. “Ma olen selline inimene, kelle jaoks sellised asjad on loomulikud ja igapäevased”. Kui sa teed midagi kasvõi 10 minutit päevas, sisendad endale:
“Ma olen inimene, kes hoolib iseendast.”
“Ma liigun oma eesmärkide poole.”
“Ma olen järjepidev.”

Identiteet muutub läbi tegude, mitte läbi tahtejõu ja kümnest minutist piisab.

3. Järjepidevus loob nähtamatuid süsteeme

Väike harjumus loob rutiini, mis toetab sind ka siis, kui motivatsioon kõigub. Sa ei pea enam mõtlema, kas ma täna viitsin või kas mul on aega. Sa lihtsalt keskendud ja teed 10 minutit ära.

10 minuti süsteem hoiab sind rajal ka siis, kui elu on kiire ja nõudlik.

4. Väike samm on skaleeritav

10 minutist võib saada 12. 12 minutist 15. Aga isegi kui ajaline maht ei kasva, loob see stabiilsust – see on väärtuslikum kui ükski intensiivne “kõik või mitte midagi” periood.

5. Väiksed sammud hoiavad ära läbipõlemise

Me naistena tahame muutusi, suurelt ja kohe – tund treeningut, tund lugemist. Esialgne muutus elus on siis liiga suur ja seda jaksab vaid paar päeva, heal juhul paar nädalat. Siis tuleb elu vahele ja tekib tunne, et oled jälle läbi kukkunud.

10 minutit ei väsita. See on tehtav ja toetab sind. See aga tekitab tunde, et suudad ja kontrollid oma elu.

Mida 10 minutit päevas võiks muuta just sinu elus?

Siin on mõned praktilised näited, mis mahuvad tiheda elu keskele ega nõua lisatunde:

• 10 minutit jalutamist – Aitab vähendada stressi, parandab und ja tõstab energiat.
• 10 minutit kirjutamist – Aitab sul oma mõtteid korrastada ja selgust tagasi saada.
• 10 minutit lugemist – Aitab ennast vaimselt toita ja mõtteviisi muuta.
• 10 minutit järgmise päeva planeerimist – Aitab hoida fookust ja annab teadmise, et tead täpselt, mida homme tegema pead ja millal.
• 10 minutit vaikust – Mitte meditatsioon kohustusena, vaid rahulik hetk, kus aju saab korraks puhata.

Kuidas 10-minutiline harjumus päriselt tööle panna?

Siin on neljaastmeline süsteem, mis sobib ideaalselt sinu tihedasse graafikusse.

1. Vali üks tegevus

Mitte kolm. Mitte kogu harjumuste jada. Üks.
Näiteks: 10 minutit homse päeva planeerimisele igal õhtul.

2. Seo see olemasoleva harjumusega

Vali tegevus, mida sa teed iga päev ja haagi uus asi sinna külge. Hommikune kohv. Õhtune dušš. Lõunapaus.
See on nö päästik, mis aitab ajul uue tegevusega seost luua ja muudab uuel harjumusel lihtsamalt kinnistuda: “Kui ma teen X, siis ma teen ka Y.”

3. Hoia ootused meelega madalal

Sinu eesmärk ei ole olla ideaalne, vaid järjepidev.
Kui sul on halb päev, tee 3 minutit. Tee halvasti. Tee midagigi. See loeb ja hoiab harjumust elus.

4. Märka väikseid võite

Oled terve nädala järjest suutnud teha seda, mida otsustasid? Märka seda. Su päev, enesetunne ja inimesed sinu elust olid otse põrgust välja astunud ja sa tegid 10 minuti asemel 3 minutit? Ära mõista end hukka, vaid märka seda ja tähista. Sa valisid selleks 3 minutiks selle, mis sinu jaoks oli oluline.

See samm siin pole lihtsalt motivatsiooni jaoks, vaid see treenib aju nägema, et sa liigud päriselt edasi. Vaikselt, aga järjekindlalt.

Oled mõelnud, kuidas leida aega olulisteks asjadeks? Saad selle kohta lugeda SIIT.

Aga mis siis, kui ma vahepeal ree pealt maha kukun?

Siis tõuse ja jätka. Väsimus ei ole läbikukkumine. Paus ei ole läbikukkumine. Tihe tööperiood ei ole läbikukkumine. See on elu.

Kõige olulisem oskus ei ole “olla täiuslik”, vaid oskus tulla tagasi. Jätkata sealt, kus pooleli jäi.

Kuidas alustada juba täna?

Võta paber (või märkmik) ja pane kirja:

1. Üks harjumus, mida tugevdan või loon
2. Millal ma seda teen?
3. Mis on minu päästik? (kohvimasin, õhtune lambikustutus vms)
4. Miks see mulle oluline on?

Kirjutamine aitab mõtetel aeglustuda, loob selgust  ja annab ajule märku, et see on oluline. Kirjutamisest kui teraapiast saad rohkem lugeda siit postitusest.

Lõpetuseks

Elu ei muutu suurte hüpetega. Elu muutub väikeste, järjepidevate sammudega. 10 minutit päevas võib olla just see kerge ja realistlik algus, mis loob su elus kõige suurema muutuse.

Sa suudad seda!

Sind võib veel huvitada postitus teemal “Kuidas leida aega iseendale, kui kõik teised vajavad mind?“

Liitu Elujoone uudiskirjaga

Kui tunned, et tahaksid rohkem tuge oma teekonnal, siis liitu Elujoone uudiskirjaga.
Jagan seal praktilisi harjutusi, enesearengu töölehti ja mõtteid, mis aitavad sul oma eesmärkide poole liikuda kergemini ja teadlikumalt.

The post Väikeste harjumuste jõud: miks 10 minutit päevas muudab palju appeared first on Elujoon.

Mis on ajaplaneerimise süsteem?

Ajaplaneerimise süsteem on teadlik viis oma aja juhtimiseks, mis aitab sul:

• hoida ülevaadet ja pidada meeles kõike vajaliku,
• seada selgeid eesmärke,
• valida fookust,
• planeerida realistlikult,
• ennetada läbipõlemist ja hajevil olekut.

See ei tähenda, et peaksid päevad minutipealt täis kirjutama (ja sa ei tohikski seda teha) – hea süsteem toetab sind, mitte ei rõhu.

Miks on ajaplaneerimise süsteem vajalik?

1. Mälu – Sa tead, mida ja millal sa pead tegema ilma, et peaksid oma mälule lootma.
2. Selgus ja rahulolu – Sa tead, millele su aeg tegelikult kulub.
3. Fookus ja produktiivsus – Vähem hajevil olekut, rohkem teadlikke valikuid.
4. Tulemused – Su unistused muutuvad samm-sammult saavutatavateks eesmärkideks.
5. Tasakaal – Sa ei unusta puhata ega tegele ainult tulekahjude kustutamisega.
6. Enesehinnangu kasv – Tehes iga päev kasvõi väikese sammu õiges suunas kasvab sisemine rahulolu.

Millised on levinumad ajaplaneerimise süsteemid?

Siin on mõned populaarsed ja tõhusad lähenemised:

1. Ajakava põhine planeerimine (kalendriplaneerimine)

• Kasutab digitaalset või paberkalendrit (nt Google Calendar).
• Ajakavad plokksüsteemis: töö, sport, pere, õppimine jne.
• Sobib neile, kes hindavad struktuuri ja tahavad vältida üleplaneerimist.

2. Ülesandepõhine planeerimine (to-do listid)

• Lihtne nimekiri tegemistest (nt paberil, Notionis või Todoistis).
• Võimaldab igapäevaselt prioriteete ümber seada.
• Sobib paindlikkust armastavale inimesele.

3. Prioriteetide põhine planeerimine (nt Eisenhoweri maatriks)

• Eraldab kiired ja olulised ülesanded.
• Aitab vältida aja raiskamist ebaolulistele tegevustele.

4. Ajalogimine + refleksioon

• Paned kirja, kuhu aeg tegelikult kulub.
• Hea alustuseks, et aru saada, kus ajakadu tekib.
• Sobib neile, kes tahavad süsteemi teadlikult üles ehitada.

5. Süsteemipõhine lähenemine

• Kellegi loodud terviklik süsteem koos selge rutiini, töövoo ja planeerimisharjumustega.
• Vajab sisseelamist, kuid pakub stabiilsust.

Näiteid ajaplaneerimisesüsteemidest:

1. Getting Things Done (GTD) – “Saa asjad tehtud”

• Mis see on: David Alleni loodud süsteem, kus kõik mõtted ja ülesanded kogutakse välisesse süsteemi (märkmikku, planeerijasse jms), et pea jääks vabaks.
• Kuidas toimib: Viis sammu – Capture (kogu), Clarify (täpsusta), Organize (korralda), Reflect (vaata üle), Engage (tegutse).
• Miks kasulik: Vähendab stressi, annab selguse ja kontrolli tegemata asjade üle.
• Plussid: Süsteemne, põhjalik, töötab ka väga suure töökoormuse korral.
• Miinused: Alguses keeruline juurutada, vajab järjepidevust.
• Sobib hästi kui… Sul on palju erinevaid kohustusi ja infovoogu, mis tekitavad segadust.
• Lisainfo: gettingthingsdone.com

2. Time Blocking – “Aja blokeerimine”

• Mis see on: Päev jaotatakse ajaplokkideks, iga plokk on pühendatud konkreetsele tegevusele või teemagrupile.
• Kuidas toimib: Näiteks kell 9–10 e-kirjad, kell 10–12 projektitöö, kell 12–13 lõuna, kell 13–15 koosolekud jne.
• Miks kasulik: Suurendab keskendumist ja vähendab mitme asja korraga tegemist.
• Plussid: Väga konkreetne, hoiab kontrolli ajakasutuse üle.
• Miinused: Vähe paindlik, ootamatud sündmused võivad graafiku lõhkuda.
• Sobib hästi kui… Su päevad on tihedad ja vajad selget struktuuri.
• Lisainfo: Todoist Time Blocking guide

3. Bullet Journal (BuJo)

• Mis see on: Ryder Carrolli loodud märkmikusüsteem, mis ühendab ülesanded, märkmed ja päeviku.
• Kuidas toimib: Daily Log (päevane logi), Monthly/Future Log (kuupõhine/tuleviku logi) + sümbolite süsteem (punkt ülesannetele, kriips märkmetele, ring sündmustele).
• Miks kasulik: Paindlik, loov ja kombineerib tootlikkuse eneserefleksiooniga.
• Plussid: Saab kohandada oma vajadustele, sobib ka päeviku ja loovuse jaoks.
• Miinused: Võib võtta palju aega, nõuab käsitsi kirjutamist.
• Sobib hästi kui… Tahad kombineerida ajaplaneerimist ja eneseanalüüsi ühes kohas.
• Lisainfo: bulletjournal.com

4. Pomodoro tehnika

• Mis see on: Francesco Cirillo loodud meetod, kus töötad lühikestes fookusplokkides.
• Kuidas toimib: 25 minutit tööd, 5 minutit pausi; iga nelja tsükli järel pikem paus.
• Miks kasulik: Suurendab keskendumist ja vähendab edasilükkamist.
• Plussid: Väga lihtne ja tõhus, kerge alustada.
• Miinused: Ei sobi, kui eelistad pikemat loomingulist töövoogu.
• Sobib hästi kui… Kipud hajuma või venitama ülesannetega.
• Lisainfo: https://www.pomodorotechnique.com/welcome/ 

5. Eisenhoweri maatriks

• Mis see on: Dwight D. Eisenhoweri järgi nimetatud prioriteetide maatriks.
• Kuidas toimib: Ülesanded jagatakse nelja kategooriasse: Oluline & Kiire, Oluline & Mitte kiire, Mitte oluline & Kiire, Mitte oluline & Mitte kiire.
• Miks kasulik: Annab selge ülevaate, mis on tõesti tähtis.
• Plussid: Lihtne kasutada, aitab otsustada.
• Miinused: Ei loo ajakava, vaid ainult prioriteedid.
• Sobib hästi kui… Sul on palju ülesandeid ja vajad otsustamisel abi.
• Lisainfo: https://thedecisionlab.com/reference-guide/management/the-eisenhower-matrix 

6. Pareto põhimõte (80/20 reegel)

• Mis see on: 80% tulemustest tuleneb 20% pingutustest.
• Kuidas toimib: Leia need vähesed tegevused, mis annavad suurima väärtuse ja keskendu neile.
• Miks kasulik: Tõstab efektiivsust ja elimineerib ebaolulise.
• Plussid: Väga võimas põhimõte, lihtne mõista.
• Miinused: Abstraktne, ei anna konkreetset ajaplaani.
• Sobib hästi kui… Tahad teha vähem, aga saavutada rohkem.
• Lisainfo: https://www.investopedia.com/terms/p/paretoprinciple.asp 

7. Eat That Frog – “Söö see konn ära”

• Mis see on: Brian Tracy filosoofia – alusta päev kõige raskema ülesandega.
• Kuidas toimib: Tee hommikul kõige keerulisem/ebameeldivam ülesanne ära (konn).
• Miks kasulik: Annab kohe päeva alguses saavutustunde ja vähendab edasi lükkamist.
• Plussid: Väga lihtne ja motiveeriv.
• Miinused: Ei paku terviklikku ajaplaneerimise süsteemi.
• Sobib hästi kui… Lükkad edasi keerulisemaid asju.
• Lisainfo: https://www.briantracy.com/blog/time-management/the-truth-about-frogs/ 

8. Kanban

• Mis see on: Jaapani päritolu töövoo visualiseerimise meetod.
• Kuidas toimib: Ülesanded liiguvad veergudes “Teha – Tegemisel – Tehtud”. Kasutatakse sageli Trellos, Jiras jne.
• Miks kasulik: Visuaalne ülevaade tööst ja progressist.
• Plussid: Lihtne, motiveeriv, hea meeskonnatööle.
• Miinused: Kui on liiga palju kaarte, võib ülevaade kaduda.
• Sobib hästi kui… Oled visuaalne inimene või töötad projektipõhiselt.
• Lisainfo: https://www.atlassian.com/agile/kanban 

9. Zen to Done (ZTD)

• Mis see on: Leo Babauta loodud lihtsustatud versioon GTD-st.
• Kuidas toimib: Keskendub harjumuste loomisele ja väikestele igapäevastele sammudele.
• Miks kasulik: Vähem keeruline, annab selge fookuse.
• Plussid: Paindlik ja kergesti rakendatav.
• Miinused: Ei pruugi katta kõiki vajadusi nagu GTD.
• Sobib hästi kui… Tahad lihtsamat süsteemi, aga GTD tundub liiga keeruline.
• Lisainfo: https://zenhabits.net/zen-to-done-ztd-the-ultimate-simple-productivity-system/ 

Lae alla töölehed!
Tegin sulle töölehed, mis aitavad seada prioriteete ja planeerida oma päeva. Ehk on natuke abiks.

Lae tasuta tööleht alla siit

Millest koosneb hea ajaplaneerimise süsteem?

Soovituslikud osad, mida oma süsteemis kasutada:

1. Aasta-, kvartali- ja kuuplaanid – eesmärgid ja fookus
2. Nädala planeerimine – ülevaade ja fookuse seadmine
3. Igapäevased planeerimishetked – hommikul prioriteedid, õhtul refleksioon
4. Selged kategooriad – töö, pere, tervis, hobid, eneseareng
5. Paindlikkus ja puhkehetked – iga päev ei pea olema täiuslik
6. Tööriistad ja rutiinid – leia endale sobivad rakendused või märkmikud

Kuidas luua endale sobiv süsteem?

1. Alusta eesmärgist

• Mida sa tahad selle süsteemiga saavutada? Abi asjade meelespidamisel? Rohkem rahu? Tulemusi? Tasakaalu?

2. Kaardista oma päevad

• Kasuta 2–3 päeva (ideaalis 1 nädal) jooksul ajalogimist: mida sa teed ja kui kaua? See loob ausa ülevaate sinu ajakasutusest. Ja veendu, et enda vastu aus oled. Kui su telefon ütleb, et kulutasid eile 5 tundi sotsiaalmeedias, siis nii see ilmselt on. See pole see hetk, kus ennast kritiseerima hakkad. Ole lihtsalt vaatlev, justkui putukat uuriv 3-aastane. Ta ei anna hinnanguid putukale, vaid vaatab. 

3. Vali sobiv lähenemine

• Kombineeri elemente (nt Google Calendar / Outlook + kalender-märkmik + nädalaplaneerimine).

4. Katseta, kohanda, korrigeeri

• Alusta lihtsast versioonist ja lisa kihte vastavalt vajadusele.
• Pane iga nädala lõpus enda jaoks kirja: mis töötas, mis mitte. Millest oli eriti kasu ja mida sa pigem vältisid.

Tööriistad ja nipid, mis aitavad:

• Google Calendar või Outlook – ajakava plokkimiseks
• Todoist / Notion / Trello – projektide ja ülesannete haldamiseks
• Kalender-märkmik – kui sulle meeldib käsitsi kirjutada
• Taimer (nt Pomodoro meetod) – aitab keskenduda
• Hommiku- ja õhturutiin – loovad päeva alguses ja lõpus selguse

Kui sulle pakuks huvi, kuidas mina ise oma aega planeerin, siis kirjutasin sellest siin postituses.

Minu isiklik soovitus: ehita süsteem enda ümber, mitte vastupidi

Ajaplaneerimine ei ole lõppeesmärk – see on vahend, mis toetab sinu unistusi, väärtusi ja heaolu. Väga lihtne on sattuda “täiusliku süsteemi” lõksu ja pettuda, kui elu vahele tuleb. Luba endal olla inimene. Pane rõhku sellele, et su süsteem teenib sind, mitte ei vangista.

Toon sulle näite oma elust. Mina isiklikult olen täielikult paberi-pastaka inimene. Kunagi töötasin töökohas, kus ülemus oli digitaalne inimene. Ühel hetkel otsustas ta, et nüüd peavad kõik hakkama digitaalseks  – tema ei tahtvat ühtegi märkmiku ega paberit laudadel näha (tegemist oli avatud kontoriga). Võid arvata, kui hästi see läks. Jah, mul olid need kalendrid ja rakendused. Aga kas ma kasutasin neid? Ei. Need takistasid mu mõtlemist ja kui päris aus olla, siis see tekitas korraliku stressi. Ma ei suutnud enam oma aega ja prioriteete planeerida nii nagu varem. Tekkis ebaõnnestumise tunne. Tunne, et mul pole enam motivatsiooni ja ma ei taha midagi teha.

Praeguseks kasutan digi ja analoogi segu. Ajalised asjad on mul kalendris (Outlook) ja ka märkmikus. Tööde nimekirjad, eesmärgid ja kõik muu on märkmikus. Ma ei lase kellegil öelda, mismoodi või milliseid abivahendeid kasutades ma peaksin oma aega planeerima ja organiseerima.

Siit loo moraal – ära sunni end raamidesse, mis sulle kuidagi ei sobi. Aga kuidas teada, millised raamid ei sobi? Ikka katsetades. Ära karda katsetada, proovida, segada abivahendeid.

Kokkuvõte

Efektiivne ajaplaneerimine ei tähenda kõige ära tegemist – see tähendab olulise ärategemist. Olulise antud ajahetkel. Leia süsteem, mis töötab sinu elustiiliga kooskõlas ja ära unusta, et elustiil võib ajas muutuda. Nii ka sinu süsteem. Sea prioriteedid, loo toetavad harjumused ja ära unusta ka puhata.

Millist ajaplaneerimise viisi sina hetkel kasutad? Kas oled rahul?
Jaga kommentaarides!

The post Efektiivne ajaplaneerimise süsteem appeared first on Elujoon.

Kui tunned, et sul pole aega olulisteks asjadeks, siis võib asi olla selles, et need olulised asjad ei ole tegelikult su igapäevaste prioriteetide hulgas. Aga kuidas seda olukorda muuta? Siin on mõned praktilised sammud, mis aitavad sul leida aega just nende tegevuste jaoks, mis sulle päriselt korda lähevad.

1. Tee endale selgeks, mis on just sinu jaoks tõeliselt oluline

Kõik ei saa olla võrdselt tähtis. Kui proovid kõike korraga teha, hajub su fookus ja lõpuks ei jõua midagi tehtud. Küsi endalt:

• Mis on need 3–5 asja, mis mulle kõige rohkem korda lähevad?
• Mida ma kahetseksin, kui sellele aega ei leiaks?
• Mis tekitab minus kõige rohkem rahulolu ja rõõmu?

Kui sa tead, mis on päriselt oluline, on lihtsam leida neile asjadele aega.

2. Analüüsi, kuhu su aeg tegelikult läheb

Sageli tundub, et meil pole aega, aga kui ausalt vaadata, kuhu päevad kaovad, leiame palju väikeseid „ajavargaid“. Pane ühe nädala jooksul kellaajaliselt kirja kõik oma tegevused ja nende kestvus. Seejärel hinda:

• Kas see tegevus toetab mu prioriteete?
• Kas ma saan midagi teha efektiivsemalt või üldse ära jätta?

Sageli raiskame tunde sotsiaalmeedias, telekat vaadates, Netflixis või mõttetutele ülesannetele, mis ei vii meid edasi. Kui need tegevused ära lõigata või teadlikult vähendada, vabanebki aeg olulisteks asjadeks.

3. Aja leidmine = millegi muu ära jätmine

Aeg on piiratud ressurss, mis tähendab, et iga „jah“ millelegi tähendab automaatselt „ei“ millelegi muule. Küsi endalt:

• Kas see tegevus viib mind lähemale mu eesmärkidele?
• Kas see on päriselt vajalik või teen seda harjumusest/süü- või kohusetundest?

Mõnikord tuleb õppida ütlema „ei“ asjadele, mis ei ole su prioriteet. See ei ole isekas, vaid tark ajakasutus.

4. Planeeri teadlikult ja broneeri aeg oma prioriteetidele

Kui midagi pole su kalendris, siis seda ei juhtu. Kohtumised, tööülesanded ja muud kohustused jõuavad alati su päevakavasse, aga kas su isiklikud prioriteedid saavad sama koha?

• Blokeeri kalendris aeg oma oluliste tegevuste jaoks – olgu see trenn, lugemine, perega kvaliteetaeg või loovprojekt.
• Kasuta ajaplaneerimise meetodeid, näiteks Pomodoro tehnika, „söö konn ära“ (tegele hommikul esimese asjana kõige tähtsama ülesandega) või “batching” (sarnased ülesanded koos).

5. Väldi perfektsionismi ja “kõik või mitte midagi” mõtteviisi

Paljud inimesed lükkavad olulisi asju edasi, sest arvavad, et neil on vaja „täiuslikku“ hetke või rohkem aega. Tegelikult saab paljusid asju teha väikeste sammudega.

• Ei ole vaja tundide viisi trenni teha – 15 minutit on parem kui mitte midagi.
• Ei ole vaja lugeda raamatut korraga – paar lehekülge päevas viib sind ikkagi edasi.
• Ei ole vaja veeta tunde perega, kui seda pole võimalik – aga 10 minutit teadlikku vestlust võib olla väärtuslikum kui tund aega telefonis istudes.

Pea meeles: järjepidevus on olulisem kui täiuslikkus.

6. Vaata regulaarselt üle ja kohanda oma prioriteete

Elu muutub ja ka meie prioriteedid võivad ajas muutuda. Seepärast on hea aeg-ajalt oma ajakasutust üle vaadata ja küsida:

• Kas see, millele ma praegu oma aja kulutan, toetab mu pikaajalisi eesmärke ja väärtusi?
• Kas on midagi, millest peaksin loobuma, et teha ruumi olulisemale?

Kui leiad, et oled tagasi langenud vana mustri juurde ja tegeled taas ebaoluliste asjadega, siis lihtsalt suuna oma fookus tagasi sellele, mis on päriselt tähtis.

TASUTA TÖÖLEHT: Probleemiks pole aja puudus vaid valed prioriteedid!


Kui tunned, et sul pole aega olulisteks asjadeks, siis võib asi olla selles, et need olulised asjad ei ole tegelikult su igapäevaste prioriteetide hulgas. Lae alla tasuta tööleht ja vaata, kas saad olukorda muuta.

Lae tööleht alla siit

Aeg on olemas, kui valid enda jaoks õigesti

Meil kõigil on samad 24 tundi päevas, aga erinevus seisneb selles, millele me selle aja kulutame. Kui sa ütled, et sul ei ole aega, siis tegelikult ütled sa, et see ei kuulu su prioriteetide hulka.

Kui tahad midagi tõesti oma ellu tuua – olgu see trenn, lugemine, perega kvaliteetaeg või uus oskus – siis muuda oma soov prioriteediks ja tee teadlikke valikuid, mis toetavad su eesmärke.

Mis on see üks oluline asi, mille jaoks sa tahaksid rohkem aega leida? Millise esimese sammu sa täna teed, et seda muuta?

The post Aja puudus pole probleem – prioriteedid on! Kuidas leida aega olulisteks asjadeks? appeared first on Elujoon.